PERSONEL GİZLİ SİCİL RAPORLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR 

Sanayi ve Ticaret Bakanlığımız Personeli Sicil Raporlarının doldurulması ve Başkanlığımıza gönderilmesine ilişkin olarak, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği ve Bakanlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliği ile Başkanlığımızca yayınlanan 27.10.1999 tarih ve 1999/14 sayılı, 18.03.2003 tarih ve 2003/ 3 sayılı ve 14.09.2004 tarih ve 2004/3 sayılı genelgelerde ayrıntılı olarak izahatlar yapılmış olup, Başkanlığımıza intikal eden sicil raporlarında bazı eksiklik ve aksaklıkların tespit edilmesi nedeniyle aşağıdaki açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.  

1 –Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinde belirlenen yeni formların kullanılmaması  

Birimlerin, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinde öngörülen sicil formu standartlarına uygun sicil formlarını kullanmaları gerekmektedir. (EK-1) 

2 - Sicil Raporlarının Zamanında Doldurulmaması ve Başkanlığımıza zamanında gönderilmemesi,  

Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 12 inci maddesinde:

a) ”Asil memurlar için Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulur . Raporların, ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara teslim edilmesi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını birinci fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılır.” yine,

b) ”Aday memurların sicil raporları işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde, 2 yıl süre ile adaylığa tabi tutulan aday memurların ikinci yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur. Bir yıldan çok iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan memurların ikinci sicil raporları, adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu tarihte doldurulur.”hükümlerine yer verilmiştir.

Buna göre, personel sicil raporlarının yukarıda belirtilen süreler içerisinde doldurularak Başkanlığımıza gönderilmesi hususunda gerekli titizliği gösterilmesi gerekmektedir. 

3 - Sicil Raporu Doldurmak İçin Gerekli Sürelerin belirlenmesi,  

Söz konusu Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde:

“Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır. Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir.

İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl için geçerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır. Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.

Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet içi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış olmak şarttır. Hizmet içi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır. “denilmektedir.

Bu çerçevede; Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında birinci ve ikinci sicil amirince yapılan değerlendirme, şayet bunlardan biri yoksa üçüncü sicil amiri ile mevcut amirin değerlendirmesi, şayet üç sicil amirinden herhangi iki sicil amiri yoksa var olan tek amirin değerlendirmesine itibar edilir.

Ancak mevcut olan amirler yalnızca kendilerine ait sütunları ve ilgili bölümleri doldurmak zorundadırlar.(EK-2)

Kadrosunun bulunduğu birimden farklı bir birimde/yerde istihdam edilen personelin sicil amirleri, çalıştığı birimdeki/yerdeki kendisiyle aynı durumda olan personel için belirlenen amirlerdir. 

4 - Görevden Ayrılış Halinde Sicil Raporlarının Doldurulması,  

Yine aynı Yönetmeliğin 14 üncü maddesinde:

“Bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden onbeş gün içinde doldurulur ve yeni görev yerlerine gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir.

Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurarak sicil raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.” denilmektedir.

Buna göre, bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atanan memurların sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden onbeş gün içinde doldurularak yeni görev yerlerine gönderilmesi gerekmektedir.

Aynı şekilde Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurarak sicil raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler  

5-Sicil Raporlarının Doldurulmasında Uygulanacak Not Usulü  

Yine aynı Yönetmeliğin 16 üncü maddesinde:

“Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve yurt dışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmesi sureti ile de memurların sicil notu ortalaması bulunur ve buna göre sicil notu ortalaması:

a) 60' dan 75'e kadar olanlar orta,
b) 76' dan 89'a kadar olanlar iyi,
c) 90' dan 100'e kadar olanlar çok iyi,

derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır.“ denilmektedir.

Bu çerçevede;

Sicil raporu formunda yer alan soru kalemleri eksiksiz bir şekilde doldurulacaktır.

Verilen sicil notları ortalaması hesaplanırken en küçük kesir de dikkate alınmak suretiyle tam sayıya tamamlanacaktır.

6 - Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi,  

Yine aynı Yönetmeliğin 17 üncü maddesinde:

“ Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru;

a) Dış görünüşü (Kılık, kıyafet),
b) Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti,
c) Azim ve sebatkarlık, dürüstlük, sır saklamada güvenirlilik ve beşeri münasebetlerdeki başarısı,
d) Alkol, kumar, vb. alışkanlıkları memuriyetle bağdaşmayacak ölçüde sürdürme gibi halleri,

e) Güvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı ölçüde düşünme, yalan söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları, bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar. Sicil döneminde edinilen bilgi ve müşahedelerden yararlanılarak yapılacak değerlendirme sonuçlarına göre memurların olumlu ve olumsuz yönleri, kusur ve noksanları hakkındaki düşünceler sicil raporunun şahsiyet değerlendirilmesine ait bölümüne ayrı, ayrı açık ve gereğine göre kısa veya teferruatlı olarak yazılır. Sicil amirlerinin memurların genel durum ve davranışları hakkındaki düşünceleri, not takdirlerinde dikkate alınır. “ denilmektedir.

Buna göre; Memurun genel durum ve davranışlarının değerlendirildiği bölümün doldurulmasında ilgili şıklar ayrı ayrı açık ve gereğine göre kısa olarak yazılacaktır. Genel durum davranışları hakkındaki düşünceler ile mesleki ve yöneticilik ehliyeti bölümlerinde yer alan sorulara verilen notlar arasında uyum sağlanmasına yani birbirini tamamlayıcı nitelikte olmasına özen gösterilecektir. 

7 – Sicil Raporlarının Doldurulması esnasında gizliliğe riayet edilmesi, sicil formlarına fotoğraf yapıştırılması, düzeltmelerin usulüne uygun yapılması ve yönetici olmayan personel hakkında yönetici durumundaki memurlar için doldurulması gereken bölümünün doldurulması yada yönetici olan personel hakkında bu bölümün doldurulmaması hususu,  

Sicil raporları fotoğraflı olup, kimlik bilgilerine ait bölüm eksiksiz olarak doldurulacaktır . Sicil raporu doldurulan personele ait isim listeleri ile herhangi bir nedenle sicil raporu doldurulmayan personellerin isim listeleri ve neden sicil raporu düzenlenmediğini açıklayan listeler, sicil raporları ile birlikte Başkanlığımıza gönderilecektir. Sicil raporları ve sicillerle ilgili her türlü yazışmalar “Gizli” ve “Kişiye Özel” işaretli zarf içerisine konularak gönderilecektir.

Sicil raporları önceden hazırlanan müsvettelerden yararlanılarak herhangi bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur. Müsvetteler imha edilir. Fazla ve yanlış yazılan kelime veya notlar okunulacak surette çizilerek doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir. Sicil amirleri tespit edecekleri sicil notunu kendileri hesaplayarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazarlar.

Sicil raporlarında yer alan “Sicil Amirlerinin Memurun Yöneticilik Ehliyeti Hakkındaki Notları” bölümü, sadece Şube Müdürü ve daha üst düzeydeki yöneticiler için doldurulacak ve yönetici durumunda olmayan personel hakkında sicil raporlarının bu bölümü boş bırakılacaktır. 

8 - Sicil Amirlerinin, maiyetlerinde çalışan memurların değerlendirmelerini yaparken somut bilgi ve belgeye dayanmaları,  

Yine aynı yönetmeliğin 19 uncu maddesinde:

“Sicil amirleri sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlerken; memurun Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibar ile hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini; güvenilir ve yetenekli memurların yükselmelerini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır.

Sicil amirlerinin maiyetlerinde çalışan memurları değerlendirmedeki başarıları üst sicil amirleri tarafından kendisinin değerlendirilmesinde de dikkate alınır. Garez veya özel amaçla sicil raporlarını gerçeğe aykırı doldurdukları anlaşılan sicil amirlerinin cezai sorumlulukları saklıdır.” denilmektedir. 

Sicil Amiri, maiyetinde çalışan personelin terfisinde, yönetici olarak atanmasında, kurum değiştirmesinde, ödüllendirilmesinde, tecziyesinde ve daha birçok hususlarda değerlendirmeye esas olan sicil raporlarını, somut bilgi ve belgeye dayandırarak, objektif, tarafsız, kişisel ilişkilerden kaynaklanan duygusal yaklaşımlardan tamamen uzak, idari, insani ve vicdani sorumlulukla doldurmalı, gerçeğe aykırı bilgi ve belgelere dayalı ifadeler kullanmaktan kaçınmalıdır. 

9 – Üçüncü sicil amirine gitmesi gereken sicil raporlarının direk olarak Başkanlığımıza gönderilmesi,  

Yine aynı yönetmeliğin 19 uncu maddesinde:

“Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve Yönetmelik hükümlerine göre etkili ve geçerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik ortalamasına göre tespit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa üçüncü sicil amirinin kanaatine müracaat edilir ve üçüncü sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır.

Üçüncü sicil amiri bulunmadığı takdirde ikinci sicil amirinin değerlendirmesi ile iktifa edilir. Bir sicil amirinin bulunması halinde birinci sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır.

Garez veya özel maksatla memur hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan sicil amirinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o sicil döneminde son üç yılın aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Gerçeğe aykırı olarak memur lehine yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de geçersiz sayılır. Bu takdirde de diğer değerlendirmelere; başka değerlendirme yapılmamışsa memurun son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında daha az sayıda sicil raporu doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının ortalamasına göre işlem yapılır.”denilmektedir.

Buna göre, birinci sicil amirinden sonra değerlendirme yapan ikinci sicil amiri birinci sicil amiri ile kendisince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya sicil notu arasında 10 puan veya daha fazla fark olması halinde, bu sicil raporlarını, varsa ücüncü sicil amirlerine teslim edecekler, ücüncü sicil amirleri de sicil raporlarının kendilerine ait bölümünü doldurduktan sonra Başkanlığımıza intikal ettireceklerdir. Üçüncü sicil amiri y oksa ikinci sicil amirini değerlendirilmesi ile iktifa edilecektir. 

  Bu açıklamalar doğrultusunda, sicil raporlarının Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği ve ilgili düzenlemelere uygun olarak doldurulması hususunda gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerekmektedir.

Aytıntılı Bilgi İçin:http://www.sanayi.gov.tr/webedit/gozlem.aspx?sayfaNo=4684